Главная » Статьи » 5 способов управления документами улучшают процесс аудита

Дата: 12.07.2019

5 способов управления документами улучшают процесс аудита

контрагентНе каждый бизнес проходит аудит регулярно, но понимают головную боль те, которые это проходят. Организации, которые находятся в публичном ведении, освобождены от налогов или по контракту со стороны правительства, чаще всего сталкиваются с аудитами, но в любой момент у каждого бизнеса есть потенциал для аудита.

Аудиторам часто требуется доступ к большому количеству информации о компании, чтобы убедиться, что ваша практика соответствует нормативным требованиям. Это может включать такую информацию, как платежная ведомость и другие данные о сотрудниках, финансовые отчеты вашей компании и многое другое. Если документы вашего бизнеса хранятся неэффективно, аудит может стать чрезвычайно напряженным и трудоемким делом. Хуже того, если документация вашей компании не хранится организованным образом, вы также рискуете быть несовместимыми. Например, если определенные документы отсутствуют во время аудита и не могут быть найдены, или если они хранятся таким образом, которые недостаточно безопасно для соблюдения правил, ваша компания может быть подвергнута штрафам за несоблюдение. Вы можете заказать 1С Контрагент, который упрощает работы руководителей и бухгалтерии предприятий.

Вместо того, чтобы беспокоиться о вашем следующем аудите и задаться вопросом, соответствуют ли ваши процессы отраслевым стандартам, опередите аудиторов, внедрив умную, совместимую систему управления документами. Вот 5 способов, которыми управление документами может улучшить процесс аудита для вашей организации:

  • Улучшить доступ к необходимой документации. Вместо того, чтобы перемещаться по картотеке, ящикам стола, почтовым ящикам и другим местам, где может храниться документация, система управления документами обеспечивает быстрый и безопасный доступ к документам в одном централизованном месте. Время подготовки к аудиту, по существу устранено , когда ваши документы захвачены , преобразованы в доступном для поиска PDF файлы и хранятся в цифровом хранилище документов.
  • Повышение безопасности для обеспечения соответствия нормативным требованиям. В то время как физические файловые шкафы не имеют настоящей защиты, управление документами позволяет безопасно хранить документы там, где только авторизованные пользователи могут получить к ним доступ.
  • Повысить производительность труда сотрудников во время аудита. Вместо того, чтобы тратить драгоценное время на поиск документации для аудита, ваши сотрудники могут продолжать работать, поэтому из-за аудита производительность не снижается.
  • Сделайте след рабочего процесса видимым для аудиторов. Хорошая система управления документами позволяет видеть рабочий процесс, поэтому аудиторы могут видеть, какие пользователи обращались к информации, когда были внесены обновления в документы, а также другие подробности о процессах документооборота в вашей организации.
  • Легко обновляйте процедуры, чтобы соответствовать изменениям в правилах. Отраслевые нормативы всегда подвержены изменениям, и, когда они меняются, вы хотите, чтобы ваш бизнес мог соответствовать требованиям быстро и без лишних хлопот. Наличие эффективной стратегии управления документооборотом позволит вашей организации быстро обновить ваши процедуры, чтобы соответствовать требованиям.

Отличное управление документами начинается с интеллектуального, эффективного инструмента сбора и извлечения документов. Оптимизация процессов обработки документов и безопасная маршрутизация захваченных документов в безопасное хранилище документов — лучший способ обеспечить соответствие требованиям и подготовиться к аудиту.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.Необходимы поля отмечены *

*